Perancangan UI/UX Arsip Digital Berbasis WEB dengan Pendekatan User-Centered Design (UCD)

Abstrak

Pengelolaan arsip pada Sekretariat DPRD Provinsi Sumatera Selatan masih dilakukan secara semi-manual menggunakan Microsoft Excel dan penyimpanan dokumen fisik, sehingga menimbulkan berbagai permasalahan seperti lambatnya proses pencarian dokumen, risiko kehilangan arsip, duplikasi data, serta rendahnya efisiensi pengelolaan administrasi. Penelitian ini bertujuan untuk merancang antarmuka pengguna (User Interface/UI) dan pengalaman pengguna (User Experience/UX) sistem arsip digital berbasis web yang sesuai dengan kebutuhan pengguna. Metode yang digunakan adalah User-Centered Design (UCD) yang terdiri atas empat tahapan, yaitu memahami konteks penggunaan, menentukan kebutuhan pengguna, menghasilkan solusi desain, dan mengevaluasi desain. Pengumpulan data dilakukan melalui observasi dan wawancara terhadap tiga kelompok pengguna, yaitu Administrator, Petugas Arsip, dan Pimpinan/Staf. Hasil penelitian berupa prototipe high-fidelity yang dirancang menggunakan Figma dan mencakup 20 halaman antarmuka dengan fitur utama pengelolaan arsip, pencarian lanjutan, laporan dan analitik, serta pengelolaan pengguna berbasis hak akses. Evaluasi dilakukan melalui usability testing berbasis skenario tugas terhadap tiga responden yang mewakili masing-masing kelompok pengguna. Hasil pengujian menunjukkan seluruh skenario tugas dapat diselesaikan dengan baik sesuai hak akses pengguna tanpa kendala yang signifikan. Dengan demikian, rancangan UI/UX yang dihasilkan telah sesuai dengan kebutuhan pengguna dan layak dijadikan acuan dalam pengembangan sistem arsip digital pada tahap implementasi selanjutnya.