Digitalisasi Arsip Surat Berbasis Mobile Menggunakan OCR dan Generative AI Pada Sekretariat DPRD Provinsi Sumatera Selatan

Abstrak

Pengelolaan arsip surat di Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) Provinsi Sumatera Selatan masih dilakukan secara manual dan semi-digital melalui dokumen fisik serta pencatatan menggunakan Microsoft Excel. Kondisi tersebut menimbulkan berbagai permasalahan, seperti lambatnya proses penginputan data, tingginya risiko kesalahan pencatatan, kesulitan dalam pencarian arsip, serta potensi kehilangan dan kerusakan dokumen. Penelitian ini bertujuan untuk merancang dan mengimplementasikan ARSIPIN, yaitu aplikasi digitalisasi arsip surat berbasis mobile yang mengintegrasikan teknologi Optical Character Recognition (OCR) dan Generative Artificial Intelligence (AI) untuk mendukung proses digitalisasi dan pengelolaan arsip secara lebih efektif. Metode pengembangan sistem meliputi analisis kebutuhan, perancangan menggunakan Unified Modeling Language (UML), implementasi menggunakan Flutter, FastAPI, MySQL, PaddleOCR, dan Google Gemini, serta pengujian fungsional menggunakan metode Black Box Testing. Sistem menerapkan mekanisme Role-Based Access Control (RBAC) yang terdiri atas peran Admin, Pegawai, dan Pimpinan. Hasil pengujian terhadap 24 skenario fungsional menunjukkan bahwa seluruh fitur sistem berjalan sesuai dengan kebutuhan pengguna. Implementasi OCR dan Generative AI mampu membantu proses ekstraksi serta pemahaman informasi dokumen secara otomatis, sehingga mempercepat digitalisasi arsip, meningkatkan akurasi pengelolaan data, mempermudah pencarian dokumen, serta mendukung monitoring dan pelaporan arsip. Dengan demikian, ARSIPIN dapat menjadi solusi yang efektif dalam mendukung transformasi digital pengelolaan arsip surat pada instansi pemerintahan.